PT Unilever Indonesia Tbk, salah satu perusahaan multinasional terkemuka di bidang produk konsumen, saat ini membuka lowongan kerja untuk posisi Admin Purchasing. Kesempatan ini merupakan peluang emas bagi individu yang ingin bergabung dengan tim yang profesional dalam industri yang terus berkembang. Sebagai Admin Purchasing, Anda akan berperan penting dalam mendukung fungsi pembelian perusahaan dengan mengelola proses administrasi dan koordinasi yang efisien
Posisi ini menuntut keterampilan organisasi yang kuat, kemampuan berkomunikasi yang efektif, serta ketelitian dalam menangani berbagai tugas administrasi. Tanggung jawab utama mencakup pengelolaan dokumen pembelian, koordinasi dengan pemasok, serta memastikan kelancaran proses pemesanan dan pengiriman barang.
Bagi anda yang berminat bergabung, berikut adalah syarat dan kualifikasinya:
Kualifikasi Pekerjaan
- Pendidikan:
- Minimal lulusan Diploma (D3) atau Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait.
- Pengalaman:
- Pengalaman kerja minimal 1-2 tahun di bidang administrasi, pembelian, atau logistik.
- Pengalaman di industri FMCG (Fast Moving Consumer Goods) merupakan nilai tambah.
- Keterampilan Teknis:
- Kemampuan menggunakan perangkat lunak Microsoft Office, terutama Excel dan Word.
- Pengalaman dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) seperti SAP akan menjadi keuntungan.
- Keterampilan Administrasi:
- Kemampuan mengelola dokumen dan catatan pembelian dengan rapi dan akurat.
- Mampu membuat laporan dan presentasi terkait pembelian.
- Komunikasi dan Negosiasi:
- Keterampilan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan.
- Kemampuan bernegosiasi dengan pemasok dan vendor.
- Kemampuan Analitis:
- Mampu menganalisis data dan membuat rekomendasi berdasarkan hasil analisis.
- Detail-oriented dengan kemampuan menyelesaikan masalah.
- Keterampilan Organisasi:
- Kemampuan mengelola waktu dan prioritas tugas dengan baik.
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu.
- Sikap dan Kepribadian:
- Proaktif, mandiri, dan memiliki inisiatif tinggi.
- Team player dengan sikap positif dan adaptif terhadap perubahan.
- Bahasa:
- Kemampuan berbahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan, akan menjadi nilai tambah.
- Lain-lain:
- Memahami prinsip dasar manajemen pembelian dan rantai pasokan.
- Mampu bekerja dalam lingkungan kerja yang dinamis dan cepat berubah.
Kualifikasi ini memastikan bahwa kandidat yang terpilih mampu mendukung proses pembelian dengan efisien dan berkontribusi pada kelancaran operasional di PT Unilever Indonesia.
Deskripsi Pekerjaan
Berikut adalah poin-poin deskripsi mengenai tugas utama seorang Admin Purchasing di PT Unilever Indonesia:
- Pengelolaan Dokumen Pembelian:
- Mengelola dan menyimpan dokumen pembelian seperti purchase order (PO), faktur, dan konfirmasi penerimaan barang.
- Memastikan semua dokumen pembelian terorganisir dan mudah diakses.
- Koordinasi dengan Pemasok:
- Berkomunikasi dengan pemasok untuk menindaklanjuti pesanan, mengonfirmasi pengiriman, dan menangani keluhan atau masalah yang muncul.
- Menjaga hubungan baik dengan pemasok untuk memastikan kelancaran proses pembelian.
- Pemrosesan Pesanan:
- Membuat dan memproses purchase order berdasarkan kebutuhan departemen terkait.
- Memastikan semua pesanan dibuat sesuai dengan prosedur perusahaan dan kebijakan pembelian.
- Pemantauan dan Pelacakan Pengiriman:
- Memantau status pengiriman barang dan memastikan barang tiba tepat waktu.
- Menindaklanjuti dengan pemasok jika ada keterlambatan atau masalah dalam pengiriman.
- Pengelolaan Inventaris:
- Membantu dalam pengelolaan inventaris dengan mencatat penerimaan barang dan memperbarui stok.
- Bekerja sama dengan tim gudang untuk memastikan akurasi data inventaris.
- Penyusunan Laporan Pembelian:
- Menyusun laporan pembelian rutin untuk manajemen, termasuk laporan bulanan dan tahunan.
- Menganalisis data pembelian untuk mengidentifikasi tren dan peluang penghematan biaya.
- Negosiasi Harga dan Kontrak:
- Membantu dalam negosiasi harga dengan pemasok untuk mendapatkan penawaran terbaik.
- Mengelola dan memperbarui kontrak dengan pemasok sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Penyelesaian Masalah dan Keluhan:
- Menyelesaikan masalah terkait pembelian, seperti pengiriman yang salah atau barang yang rusak.
- Mengajukan klaim ke pemasok dan memastikan penggantian atau kompensasi diterima.
- Pengendalian Kualitas:
- Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan standar kualitas yang ditetapkan.
- Melakukan inspeksi kualitas barang dan bekerja sama dengan tim kualitas jika diperlukan.
- Dukungan Administratif Lainnya:
- Mendukung tim pembelian dalam tugas-tugas administratif lainnya.
- Membantu dalam penyusunan anggaran pembelian dan pemantauan pengeluaran.
Tugas-tugas ini memastikan bahwa Admin Purchasing berperan penting dalam menjaga efisiensi dan efektivitas proses pembelian, serta mendukung kelancaran operasional perusahaan di PT Unilever Indonesia.
Kesimpulan
Lowongan kerja sebagai Admin Purchasing di PT Unilever Indonesia merupakan kesempatan yang luar biasa bagi individu yang memiliki keterampilan administrasi yang kuat, kemampuan berkomunikasi yang efektif, dan perhatian terhadap detail. Dengan peran yang krusial dalam mengelola dokumen pembelian, koordinasi dengan pemasok, dan pemantauan pengiriman, posisi ini menawarkan tantangan dan peluang untuk berkontribusi pada efisiensi operasional perusahaan.
